Pengorganisasian Kegiatan Kemasyarakatan

Pengorganisasian kegiatan kemasyarakatan

Pada waktu melaksanakan program kesehatan sering harus mengikutsertakan potensi masyarakat. Jika ditinjau dari prinsip pokok kesehatan, pengikut – sertaan potensi masyarakat ini dipandang amat penting. Karena sesungguhnya berhasil atau tidaknya suatu program kesehatan sangat ditentukan antara lain oleh peran serta masyarakat. Jika program kesehatan dapat dilaksanakan dengan mengikuti prinsip ‘dari, oleh dan untuk’ masyarakat dapatlah diharapkan keberhasilan program tersebut. Penyebabnya, bukan saja karena rasa memiliki (sence of belonging) dapat ditumbuhkan, tetapi sekaligus juga kesinambungan (continuity) pelaksanaan program. Apabila kedua hal ini dapat diwujudkan, pada gilirannya akan besar perannya dalam menjamin terpacapainya tujuan program kesehatan.

Prinsip pokok

Sekalipun pada dasarnya pekerjaan pengorganisasian untuk berbagai kegiatan adalah sama, yakni mengatur berbagai kegiatan dan orang – orang yang berperan sehingga membentuk satu kesatuan yang secara bersama – sama diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, namun untuk pengorganisasian kegiatan masyarakatan, ada beberapa prinsip pokok yang membedakannya. Perbedaan yang dimaksud pada dasarnya disebabkan karena adanya kehendak untuk menimbulkan rasa memiliki terhadap kegiatan yang diorganisasikan tersebut. Dengan demikian, cara pengorganisasian sebagaimana yang lazim berlaku dalam suatu instansi, misalnya, dengan surat keputusan atau perintah atasan, tidaklah sesuai untuk pengorganisasian kegiatan kemasyarakatan.

Sesuai dengan prinsip pokok bahwa setiap program kemasyarakatan harus mengikuti prinsip ‘dari, oleh dan untuk’ masyarakat, maka pelaksana pengorganisasian kegiatan kemasyarakatan seyogianya dilakukan oleh masyarakat sendiri. Untuk itu rumuskan dahulu kegiatan – kegiatan kemasyarakat yang akan diorganisasikan tersebut. Jika ditinjau dari sudut administrasi, rumusan tentang kegiatan ini, sebenarnya tidak termasuk dalam pekerjaan pengorganisasian (organizing). Melainkan dalam pekerjaan perencanaan (planning). Namun untuk keberhasilan pengorganisasian, tidak ada salahnya untuk dilaksanakan. Yakinkanlah terlebih dahulu apakah kegiatan yang akan diorganisasikan tersebut benar – benar telah sesuai dengan kebutuhan (needs) dan tututan (demands) masyarakat. Apabila tidak sesuai, tentu mudah diperkirakan, sekalipun pengorganisasian berhasil dilakukan, tetapi tujuan dari dilaksanakannya kegiatan tersebut akan sulit dicapai.

Agar kesesuaian ini dapat diwujudkan, ada beberapa teknik perencanaan yang dapat dipergunakan. Di Indonesia popular dengan sebutan pendekatan edukatif, yang dibedakan atas enam langkah yakni:

1.        Melakukan pendekatan internal

Sasaran pendekatan internal (internal approach) adalah perangkat organisasi yang akan melaksanakan program kemasyarakatan. Jika program tersebut dilaksanakan oleh PUSKESMAS maka perangkat organisasi yang dimaksudkan adalah semua staf PUSKESMAS. Tetapi jika dilaksanakan oleh Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) maka perangkat organisasi yang dimaksudkan adalah seluruh personalia LSM. Tujuan dari pendekatan internal ialah untuk mempersiapkan perangkat yang akan melaksanakan program sedemikian rupa sehingga dapat melaksanakan program kemasyarakatan dengan baik.

2.        Melakukan pendekatan eksternal

Sasaran pendekatan eksternal (external approach) adalah pemuka masyarakat, formal ataupun informal, yang ada di wilayah, tempat dilaksanakannya program kemasyarakatan. Contoh pemuka masyarakat formal ialah Camat, Lurah dan Dokter PUSKESMAS. Sedangkan contoh pemuka masyarakat informal ialah tokoh agama, tokoh pendidikan dan tokoh adat istiadat. Tujuan dari pendekatan eksternal ialah untuk mendapatkan dukungan, moriel ataupun material.

3.        Melakukan penelitian masyarakat mandiri

Penelitian kemasyarakatan mandiri harus dilaksanakan oleh masyarakat sendiri (community self survey). Di Indonesia penelitian ini dikenal dengan nama Survai Mawas Diri. Tujuannya ialah masyarakat mengenal sendiri berbagai masalah yang dihadapinya.

4.        Melaksanakan musyawarah masyarakat

Perumusan prioritas masalah dan jalan ke luar harus dilaksanakan oleh masyarakat sendiri. Lazimnya melalui suatu pertemuan kemasyarakatan yang di Indonesia dikenal dengan nama Musyawarah Masyarakat Desa (village community meeting).

5.        Melaksanakan jalan ke luar yang telah ditetapkan

Kegiatan terakhir yang dilakukan adalah melaksanakan jalan ke luar (solution implementation) yang telah disepakati. Mengingat keberhasilan suatu program pembangunan masyarakat sering membutuhkan kegiatan dan keterlibatan yang terus – menerus di samping dibutuhkan pula tersedianya dana, tenaga, dan sarana yang cukup, dianjurkan dalam melaksanakan program pembangunan masyarakat tersebut, dimanfaatkan organisasi masyarakat yang telah ada. Pembentukan suatu organisasi baru bukan saja menjadi tidak efektif, tetapi juga akan membebani masyarakat sendiri.

Jika karena satu dan lain hal, organisasi yang telah ada dipandang tidak sesuai, jalan keluarnya juga bukan membentuk organisasi yang baru. Melainkan berupaya menyempurnakan organisasi yang telah ada tersebut. Tentu saja pemnyempurnaan ini harus dilakukan bersama pengurus dari organisasi yang dimaksud.

Dalam mengatur wewenang dan tanggung jawab orang – perorang dalam masyarakat di samping harus sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki harus pula sesuai dengan kedudukan dan peranan dari masing – masing orang perorang tersebut di masyarakat.

Agar program dapat terlaksana, setelah pengorganisasian kegiatan selesai dilakukan, kegiatan selanjutnya yang dilakukan adalah pengorganisasian orang perorang yang akan melaksankan kegiatan tersebut. Untuk organisasi formal seperti badan usaha misalnya, pengorganisasian orang perorang ini, terutama pada waktu menetapkan batas – batas wewenang dan tanggung jawab, pedoman yang dipakai antara lain pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki. Dengan memakai pedoman ini dapat diharapkan berlakunya prinsip the right man in the right place.

Sayangnya untu organisasi kemasyarakatan, prinsip yang seperti ini sepenuhnya dapat diterapkan. Sekalipun tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan khusus, tetapi karena yang terpenting adalah keterlibatan para pemuka masyarakat, harus dapat diupayakan keikutsertaan pemuka masyarakat tersebut. Untuk pelaksanaan sehari – hari, sering dibentuk suatu tim pelaksana khusus, yang untuk program kesehatan, popular dengan sebutan kader kesehatan. Para kader inilah, sebaiknya yang direstui oleh pemuka masyarakat serta yang bersifat sukarela, yang kemudian akan dilatih, sesuai dengan macam pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan. Untuk selanjutnya melalui para kader ini pula dterapkan pengaturan wewenang dan tanggung jawab, sesuai dengan tingkat pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki.

Proses

Telah disebutkan bahwa hal yang diorganisasikan pada pekerjaan pengorganisasian banyak macamnya, yang secara sederhana dapat dibedakan atas dua macam yakni pengorganisasian kegiatan dan pengorganisasian orang per orang yang akan melaksanakan kegiatan tersebut. Hasil dari pekerjaan pengorganisasian ialah terbentuknya organisasi (organization), yang juga banyak macamnya, karena kesemuanya tergantung dari hal yang diorganisasikan tersebut.

Tidak demikian halnya dengan proses pengorganisasian, karena betapapun berbedanya hal yang diorganisasikan dan ataupun organisasi yang dihasilkan, proses yang ditempuh pada dasarnya adalah sama. Dengan demikian dalam mempelajari masalah pengorganisasian yang perlu dipahami bukan hal yang diorganisasikan dan ataupun hasil dari pekerjaan pengorganisasian, malinkan proses pengorganisasian.

Proses pengorganisasian masyarakat yakni langkah – langkah yang harus ditempuh untuk melakukan pekerjaan pengorganisasian, pada dasarnya sama dengan pengorganisasian pada umumnya. Secara sederhana langkah – langkah yang dimaksud dapat dibedakan atas tujuh macam yakni:

1.        Memahami tujuan yang ingin dicapai

Langkah pertama yang dilakukan adalah memahami tujuan dari kegiatan yang akan dilakukan. Uraikanlah tujuan tersebut sehingga jelas tolak ukurnya. Telah disebutkan seyogianya tujuan ini adalah tujuan yang dirumuskan oleh masyarakat sendiri.

2.        Memahami kegiatan yang akan dilakukan

Langkah kedua yang dilakukan adalah memahami kegiatan yang akan dilakukan. Kegatan yang dimaksud di sini adalah dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Uraikanlah kegiatan tersebut sehingga jelas kegiatan pokok (mollar activities) dan kegiatan bukan pokok (moluculair activities). Sama halnya dengan tujuan, seyogianya kegiatan ini adalah hasil rumusan masyarakat sendiri.

3.        Mengelompokkan kegiatan yang akan dilakukan

Langkah ketiga yang dilakukan adalah melakukan pengelompokan kegiatan yang akan dilakukan. Pengelompokan ini perlu dilakukan, karena kegiatan – kegiatan yang tercantum dalam rencana kerja sering tidak jelas kaitannya satu dengan yang lain.

4.        Menetapkan hirarki kelompok kegiatan yang akan dilakukan

Langkah keempat yang dilakukan adalah menetapkan hirarki managerial untuk setiap kelompok kegiatan. Hirarki managerial ini lazimnya dibedakan atas tiga tingkat yakni top management, middle management dan lower management. Perbedaan dari masing – masing tingkat ini terletak pada keterampilan yang dibutuhkan. Jika keterampilan managerial (managerial skill) yang lebih dibutuhkan, hirarki kegiatan termasuk dalam top management, tetapi jika keterampilan teknis (technical skill) yang lebih dibutuhkan termasuk dalam lower management.

5.        Membentuk struktur organisasi

Langkah kelima yang dilakukan adalah membentuk struktur organisasi sesuai dengan pengolompokan hirarki yang telah dibentuk. Dalam menyusun struktur organisasi tersebut perhatikanlah rentang pengawasan (span of control). Betapapun hebatnya seorang top management tidak mungkin dapt mengawasi jumlah middle management yang terlalu banyak. Demikian pula halnya dengan middle management. Sebagai pedoman sering disebutkan rentang pengawasan tersebut adalah 4 untuk tingkat top management dan antara 8 sampai dengan 12 untuk middle management.

6.        Menetapkan penanggungjawab dari kelompok kegiatan

Langkah keenam yang dilakukan adalah menetapkan penanggungjawab masing – masing kelompok kegiatan sesuai dengan hirarki managemen serta struktur yang telah terbentuk. Pekerjaan yang dilakukan sama dengan pengorganisasian orang per orang (staffing). Pengorganisasian orang per orang ini perlu dilengkapi bukan saja dengan uraian tugas yang dialukan (job description) tetapi juga dengan wewenang (authority) dan tanggungjawabnya (responsibility). Sama halnya dengan tujuan dan kegiatan, penetapan penanggungjawab ini sebaiknya dilakukan oleh masyarakat sendiri.

7.        Melakukan penilain berkala untuk penyempurnaan

Langkah ketujuh yang dilakukan adalah melakukan penilaian secara berkala untuk lebih menyempurnakan pengorganisasian yang telah dibentuk. Penilaian secara berkala ini harus dilakukan oleh masyarakat sendiri. Peranan penilaian berkala amat penting, karena memang salah satu ciri dari pengorganisasian harus dapat mengikuti berbagai perkembangan yang terjadi. Tidak hanya yang berlangsung di lingkungan, tetapi juga di dalam organisasi sendiri. Pekerjaan pengorganisasian tidaklah statis, melainkan selalu dinamis.